Telefonie für Gemeinden und Schulen

Hinzu kommen neue Arbeitsformen. Teilzeitmodelle, Homeoffice, mobile Mitarbeitende oder verschiedene Standorte machen eine Telefonie, die stark an einen festen Arbeitsplatz gebunden ist, zunehmend unpraktisch.

Microsoft Teams ist vielerorts bereits für Chat, Videobesprechungen und Zusammenarbeit im Einsatz. Mit integrierter Telefonie können Mitarbeitende zusätzlich über ihre gewohnte Geschäftsnummer direkt in Teams telefonieren.

Integration statt Standardlösung

Bestehende Systeme bleiben dort erhalten, wo dies technisch und organisatorisch sinnvoll ist. Andere Bereiche können gezielt modernisiert oder ersetzt werden. Microsoft Teams, eine virtuelle Telefonanlage oder ein SIP-Trunk lassen sich passend zur bestehenden Infrastruktur einsetzen.

Schrittweise und planbare Einführung

Eine neue Telefonielösung muss nicht sofort flächendeckend eingeführt werden. Einzelne Rufnummern, Durchwahlblöcke oder Benutzergruppen können zunächst unter realen Bedingungen getestet werden.

Einfache Nutzung im Alltag

Die Technik soll sich an der Arbeitsweise orientieren. Mitarbeitende sollen unabhängig von Standort und Gerät erreichbar sein und möglichst mit den Anwendungen arbeiten können, die sie bereits kennen.

Ist Microsoft Teams bereits zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit, kann die Telefonie direkt darin integriert werden. Bestehende Telefonanlagen lassen sich in anderen Fällen über einen SIP-Trunk weiter betreiben. Eine virtuelle Telefonanlage eignet sich insbesondere dann, wenn eine flexible Cloud-Lösung ohne eigene Telefonanlage gefragt ist.

Auch Mischformen sind möglich. Entscheidend ist nicht eine bestimmte Technologie, sondern eine Telefoniestruktur, die zur jeweiligen Organisation passt.

Ausgangslage

Vor der Umstellung arbeitete die Gemeinde Richterswil mit einer klassischen Telefonanlage. Telefonie, E-Mail und digitale Zusammenarbeit liefen über separate Kommunikationskanäle. Die Lösung funktionierte, war jedoch wenig flexibel und stark an den Büroarbeitsplatz gebunden.

Mobiles Arbeiten war nur eingeschränkt möglich. Auch die Erreichbarkeit ausserhalb des eigenen Arbeitsplatzes verursachte zusätzlichen Aufwand. Gleichzeitig musste die bestehende Telefonanlage altersbedingt ersetzt werden.

Das Ziel

Telefonie und digitale Zusammenarbeit zusammenführen, standortunabhängiges Arbeiten ermöglichen, die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöhen und eine Lösung schaffen, die für die interne IT einfach administrierbar ist.

Erst testen, dann umstellen

Statt die gesamte Telefonie direkt zu migrieren, testete die Gemeinde Richterswil die neue Lösung zunächst mit einem temporären Nummernblock von sipcall. So konnte die interne IT Erfahrungen unter realen Bedingungen sammeln. Die anschliessende Migration verlief reibungslos und ohne nennenswerte Unterbrüche.

Was sich im Alltag verändert hat

Heute nutzt die Gemeinde Richterswil Microsoft Teams als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Telefonie, Chat und Videobesprechungen sind in einer Anwendung integriert. Mitarbeitende bleiben unabhängig vom Standort unter ihrer gewohnten Telefonnummer erreichbar.

Die Erfahrung mit sipcall

Ein wichtiger Bestandteil der Einführung war die enge Begleitung während der Planung und Migration.

Die Gemeinde Richterswil hebt insbesondere die direkte Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und die Möglichkeit hervor, die Lösung vor der vollständigen Migration unter realen Bedingungen zu testen.

Empfehlung aus der Praxis

André Fuchs empfiehlt anderen Gemeinden und Schulen, eine Umstellung frühzeitig zu planen und die Mitarbeitenden von Beginn an einzubeziehen.

Besonders bewährt hat sich in Richterswil der Praxistest mit einem kleinen Benutzerkreis beziehungsweise einem Test-Durchwahlblock. Damit können Erfahrungen gesammelt und mögliche Fragen geklärt werden, bevor die gesamte Organisation umgestellt wird.

Im ersten Schritt betrachten wir gemeinsam Ihre aktuelle Telefonie, IT-Umgebung und Arbeitsweise.

Darauf basierend zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten sinnvoll sind. Je nach Ausgangslage kann dies die Integration der Telefonie in Microsoft Teams, eine virtuelle Telefonanlage, ein SIP-Trunk oder eine Kombination daraus sein.

Wo sinnvoll, lässt sich die gewählte Lösung zunächst mit einzelnen Benutzerinnen und Benutzern oder Rufnummern testen.